Lý thuyết

  • Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
- Tự động hóa các công việc bằng các macro
- Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Giao diện Microsoft Excel

Excel 2010 trở đi dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.

  • Các khái niệm cơ bản trong Excel

    • Workbook và Spreadsheet: Workbook là nơi bạn làm việc khi mở Excel. Nó chứa các bảng tính. Một workbook có thể bao gồm nhiều bảng tính và bạn dễ dàng di chuyển chúng theo tab nằm ở phía dưới cùng.

    • Cell: Bảng tính được tạo thành bởi các khối hình chữ nhật, gọi là ô. Ô chứa dữ liệu bạn nhập vào, từ các con số tới từ, ảnh, công thức. Nói cách khác ô là vùng lưu thông tin. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trong ô hoặc vào thanh công thức (text box) cho ô đó ngay dưới ribbon.

      Tên ô nằm ở bên trái thanh công thức. Mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. Ví dụ, ô ở góc bên trái trên cùng bảng tính là A1 cho cột A, hàng 1.

    • Formulas và Functions: Bạn có thể nghĩ formula là phép tính hay phương trình. Trong Excel, bạn có thể tạo công thức hoặc sử dụng hàm có sẵn. Những công thức này có thể tự động tính toán các con số theo phép cộng, phép nhân…

  • Thanh công cụ Ribbon

    - Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

    - Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

    - Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

    - Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),

    công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

     - Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

    - Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

    - View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình

  • Định dạng cơ bản

Excel cung cấp rất nhiều cách định dạng bảng tính, từ cơ bản tới nâng cao. Vì hướng dẫn cho người mới, bài viết này sẽ liệt kê một số mẹo định dạng đơn giản.

- Font chữ, đánh bóng và tô màu

Dù dùng Excel nhằm mục đích gì, định dạng cột, hàng và ô cơ bản có thể giúp bạn xem dữ liệu dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàng đầu tiên của bảng tính để chèn tiêu đề. Ở bảng sản phẩm trên, bạn có thể áp dụng cho mã số mục, tên sản phẩm và giá cả.

Hãy chọn hàng, rồi áp dụng định dạng mong muốn bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Home. Tại đây, bạn có thể bôi đậm font, bôi màu bóng và tô màu font chữ.

  1. Chọn hàng đầu tiên.
  2. Nhấp Bold.
  3. Nhấp phím mũi tên bên cạnh Fill Color và chọn màu sắc.
  4. Nhấp phím mũi tên bên cạnh Font Color và chọn màu sắc.

Hãy nhớ hướng dẫn này áp dụng lên toàn bộ hàng đầu tiên. Nếu chỉ có một vài cột, bạn có thể chỉ chọn ô nhất định trong hàng đó, rồi định dạng lại chúng.

- Ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân

Nếu bạn định tạo bảng tính theo dõi gì đó, định dạng tự động cho ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân sẽ tiện lợi hơn. Bạn có thể áp dụng từng quy tắc định dạng chỉ bằng vài click từ tab Home.

Ngày tháng

Cột Date có nhiều ý nghĩa khác nhau trên bảng tính như ngày nhập dữ liệu, ngày mua, ngày hết hạn…

  1. Chọn cột, hàng, ô tại nơi bạn nhập ngày.
  2. Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
  3. Chọn Short Date hoặc Long Date từ hộp thả xuống.

Lưu ý nếu sử dụng Long Date, từ và số sẽ hiển thị bên dưới, bạn không cần gõ chúng nữa. Ví dụ, nếu chọn Long Date và gõ “2/14/18”, nó sẽ tự động chuyển sang “Wednesday, February 14, 2018.”

Tiền tệ

    

Nếu lập bảng tính ngân sách, danh sách giá cả hoặc hóa đơn, bạn có thể áp dụng định dạng tiền tệ hiện tại theo hai cách khác nhau.

Cách 1

  1. Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
  2. Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
  3. Chọn Currency từ box thả xuống.

Cách 2

  1. Cách này cho phép bạn chọn loại tiền tệ mong muốn
  2. Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
  3. Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên bên cạnh Currency.
  4. Chọn đơn vị tiền tệ muốn dùng.

Số thập phân

Bạn có thể sử dụng định dạng thập phân để điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn giản. Ví dụ, bạn có thể quản lý trình độ học sinh, thậm chí cả vị trí cần dùng số thập phân. Tất cả bạn chỉ cần làm theo hai bước sau:

  1. Chọn cột, hàng, hoặc ô tại nơi nhập số.
  2. Trong Number trên ribbon, nhấp nút Increase Decimal hoặc Decrease Decimal phụ thuộc vào định dạng số hiện tại.

- Định dạng số bổ sung

Number trên tab Home còn có nhiều cách định dạng số khác. Chúng cực hữu ích khi xử lý các con số trên Excel.

Những tùy chọn này bao gồm thời gian, phân số, phần trăm… Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp liên kết More number formats nằm bên dưới để thấy các tùy chọn như zip code, số điện thoại và các lựa chọn tùy chỉnh.

  • Các công thức đơn giản: Autosum

Một trong những tính năng tiết kiệm thời gian nhất trên Excel là công cụ AutoSum. Nó dễ dùng và giúp bạn giảm các lỗi tính toán. Nếu đang dùng Excel quản lý thu nhập, chi phí hay vay nợ, bạn chắc chắn cần dùng tính năng AutoSum.

Nó có thể thêm, tính số trung bình, đếm số hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho cột, hàng hoặc nhóm ô. Mặc định, nút Autosum nằm trên tab Home ở bên phải. Bạn cũng có thể truy cập nó từ tab Formulas hoặc gõ =sum([number1],[number2],...) vào một ô bất kì.

Nếu chỉ click vào nút AutoSum, nó sẽ tự động chèn hàm tính tổng. Thế nhưng, nếu nhấp vào phím mũi tên, bạn sẽ thấy các công thức phổ biến có thể sử dụng khác.

Nếu muốn thêm một cột số, đầu tiên, nhấp vào ô muốn hiển thị tổng. Tiếp theo, click nút AutoSum. Excel tự động phát hiện số muốn thêm. Chúng sẽ được làm nổi bật và bạn có thể thấy công thức hiện ra, ví dụ: =SUM(C2:C7).

Lưu ý: Dấu bằng chỉ công thức. SUM là hàm toán học. C2:C7 là các ô áp dụng hàm tính.

Nếu công thức đúng, bạn chỉ cần nhấn phím Enter. Các con số tính toán sẽ hiện trong ô liên quan.

Những tùy chọn khác trong AutoSum cũng hoạt động như vậy. Trong trường hợp muốn tính số trung bình của một nhóm ô. Đầu tiên, click ô muốn hiện số trung bình. Tiếp theo, click mũi tên cho nút AutoSum. Một lần nữa, Excel sẽ tự động phát hiện số, làm nổi bật ô, cung cấp công thức. Click phím Enter để chèn số trung bình.


Câu hỏi

Để sử dụng hàm AutoSum, ta có thể dùng cách nào?

(Bạn có thể chọn nhiều đáp án)

A. Bấm vào biểu tượng  bên góc phải màn hình

B. Gõ hàm =sum([number1],[number2],...)

C. Viết phép tính cộng và ấn nút  bên góc phải màn hình

D. Tất cả các phương án trên